Dirección Administrativa
Objetivo
Administrar los recursos financieros y materiales, en apego al marco legal aplicable, a fin de brindar oportunamente las respuestas ante las necesidades administrativas que surjan en el desarrollo y el cumplimiento de los objetivos y actividades de la Autoridad Marítima de Panamá.
Funciones
- Formular las políticas y estrategias de desarrollo administrativo, de conformidad con las necesidades actuales de la institución, dentro del marco legal aplicable.
- Garantizar la oportuna ejecución y seguimiento de los proyectos, monitoreando su avance físico, revisión de cuentas y el cumplimiento de los requerimientos legales nacionales.
- Brindar y velar por la adecuada prestación del servicio de correspondencia y archivos a toda la institución.
- Realizar y controlar la adquisición de bienes y servicios utilizados por la institución.
- Administrar la flota vehicular de la institución y velar por su buen funcionamiento.
Unidad de Bienes Patrimoniales
Objetivo
Garantizar un proceso de control efectivo de los bienes que constituyen el patrimonio de la Autoridad Marítima de Panamá, basándose en las normas y procedimientos establecidos por el Estado, para salvaguardar los activos fijos de la institución.
Funciones
- Realizar anualmente la toma de inventarios físicos de los activos fijos, por números de cuenta, utilizando los documentos, estructura y códigos normados, con el objeto de verificar su existencia física y estado de conservación.
- Garantizar que el sistema de inventarios de activos fijos se mantenga debidamente actualizado de acuerdo con la entrada, salida y movimientos de los bienes de la Institución.
- Asegurar el descarte de los bienes o activos fijos que, por causa de obsolescencia, daño, deterioro, pérdida, destrucción, excedencia, mantenimiento, reposición onerosa, reembolso, reposición, y cualquier otra causa justificable, han perdido utilidad para la institución y los consulados privativos de Marina Mercante, representativos de nuestro país en el exterior.
- Implementar los procedimientos administrativos normados por la Dirección de Bienes Patrimoniales del Ministerio de Economía y Finanzas, para la actualización diaria del activo fijo de la institución, de acuerdo con los procesos de descarte, traspaso y adquisición con recursos propios o por donación.
- Consultar periódicamente al Departamento de Contabilidad, la exactitud del valor real en existencia del activo fijo y el envío de la información al Ministerio de Economía y Finanzas, y la Contraloría General de la República de Panamá.
- Coordinar con la Oficina de Asesoría Legal de la Autoridad Marítima y la Dirección de Bienes Patrimoniales del Ministerio de Economía y Finanzas, el procedimiento de donación de bienes, cuando así proceda, y preparar el borrador de resolución para mantener actualizados los registros.
- Coordinar con el Departamento de Proveeduría, Contabilidad y la Oficina de Auditoría Interna de la Autoridad Marítima de Panamá, los inventarios de todos los activos de la institución.
Departamento de Transporte
Objetivo
Administrar y garantizar la buena prestación de los servicios de transporte a la institución, asegurando la buena condición mecánica y operativa de la flota de transporte, con base en las normas vigentes para el uso de vehículos del Estado, a fin de asegurar el traslado oportuno de los servidores públicos autorizados por la institución.
Funciones
- Revisar y verificar, dentro del periodo establecido, que el equipo vehicular asignado a la institución cumpla con los requisitos establecidos por las Autoridades de Tránsito y Transporte Terrestre del país.
- Coordinar, en conjunto con la Sección de Taller, la entrega de equipos, herramientas y vestimentas adecuadas para que el personal pueda cumplir con la correcta reparación de los vehículos.
- Brindar un seguimiento continuo y detallado del consumo de combustible, supervisando su uso a nivel nacional mediante los controles y procedimientos disponibles establecidos para tales fines, de manera general, en el Estado.
- Gestionar las cuentas del consumo presentada por la compañía que suministre el combustible a la institución.
- Coordinar la dotación de combustible, lubricantes y accesorios a los vehículos de transporte terrestre y marítimo.
- Establecer normas para regular las asignaciones, uso, conservación, mantenimiento y reparación de los vehículos y lanchas a motor de la institución, de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias, emitidas para las instituciones del Estado.
- Brindar un adecuado seguimiento a los accidentes de tránsito y presentar informes sobre los mismos.
- Mantener control de las entradas y salidas de vehículos a la flota y de las reposiciones de piezas o repuestos de un vehículo dañado a otro, a efecto de llevar el control al momento del descarte de vehículos.
- Realizar evaluaciones a los vehículos de la institución que se encuentran en estado irreparable para proceder con la solicitud de descarte o remate en coordinación con las unidades administrativas de la entidad y las instituciones del Estado inherentes a dicho procedimiento.
Departamento de Mantenimiento y Aseo
Objetivo
Proporcionar y supervisar los servicios de mantenimiento y aseo que se requieran, mediante las necesidades de las unidades administrativas y las actividades cotidianas de limpieza general en las instalaciones, para garantizar el buen funcionamiento de las mismas y el efectivo desempeño de los equipos de la institución.
Funciones
- Realizar los servicios de mantenimiento de energía eléctrica, fontanería, refrigeración, pintura, jardinería y electrónica a las unidades administrativas de la institución.
- Proporcionar los servicios de reparación y mantenimiento de mobiliario, equipos de oficina e instalaciones, que requieran las unidades administrativas para garantizar un adecuado ambiente de trabajo a los servidores públicos de la institución.
- Supervisar las actividades de limpieza, vigilancia, desinfección y control de plagas en las instalaciones y bienes muebles de la Institución, cuando estos se realicen por terceros.
- Coordinar, con las empresas contratadas, las visitas programadas de mantenimiento preventivo, así como las de urgencia por daño ocurrido a los equipos.
- Proporcionar a las instalaciones de la institución el servicio de aseo y limpieza que permita la realización de las actividades en un ambiente salubre.
- Contribuir a una correcta política de preservación del medioambiente, a través de la aplicación de programas de responsabilidad ambiental.
- Organizar los recursos necesarios para desarrollar los trabajos requeridos, para la atención de las áreas verdes.
- Supervisar la disposición final de la basura inerte, que resulte de las actividades de mantenimiento y preservación de las áreas verdes.
Departamento de Compras
Objetivo
Efectuar la adquisición de bienes y servicios que requiera la institución, conforme a la normativa vigente establecida.
Funciones
- Tramitar con los diferentes proveedores las cotizaciones de mobiliarios, útiles de oficinas y artículos varios, solicitados por las diferentes unidades administrativas.
- Conservar, a través de un efectivo sistema de almacenamiento, los materiales y bienes a su custodia.
- Evaluar periódicamente a los proveedores, para verificar el cumplimiento de los servicios que brindan a la institución.
- Programar, organizar y controlar el proceso de selección de contratistas, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, manteniendo un efectivo control de calidad en atención a la calificación del proveedor, el suministro abastecimiento de bienes y los servicios prestados a las diferentes unidades administrativas de la Institución, para la ejecución de sus programas y proyectos.
- Publicar todo el proceso de compras, de bienes o servicios, en el sistema electrónico Panamácompra y en el tablero de la institución; conforme a los roles asignados por la Dirección General de Contrataciones Públicas y la Guía de Fiscalización de la Contraloría General de la República.
- Presidir, registrar y aprobar los actos públicos de selección de contratista e ingresarlos al sistema electrónico de Panamácompra
- Colaborar en la elaboración de los pliegos de cargos, conforme a las especificaciones técnicas requeridas por la unidad solicitante.
- Adquirir bienes incluidos en el catálogo electrónico de bienes y servicios de acuerdo con requerimientos y autorizaciones.
Departamento de Correspondencia y Archivo
Objetivo
Brindar el servicio de recepción, registro y distribución de la correspondencia, así como el archivo de los documentos, con base en las normas de archivología, para asegurar la debida custodia y preservación de la documentación importante de la institución.
Funciones
- Canalizar, registrar, codificar y distribuir la correspondencia de la institución de acuerdos a los procedimientos establecidos.
- Mantener un sistema eficiente de recepción y entrega de correspondencia interna y externa que permita un flujo rápido y seguro de los documentos.
- Capacitar a los servidores públicos de las diferentes unidades administrativas, para mantener la uniformidad en los sistemas de correspondencia y archivo.
- Transferir los documentos escritos, bajo la responsabilidad de la unidad, al sistema de visualización digitalizada.
- Implementar las normas y procedimientos sobre documentación y archivos Institucionales de conformidad con las técnicas modernas de Archivología y la Ley Orgánica de los Archivos Nacionales N°13 de 23 de enero de 1957, o su actualización correspondiente.
- Verificar y custodiar los documentos, que ingresen al departamento, provenientes de las diversas unidades administrativas.
- Coordinar las actividades de recepción, entrega y archivo de los documentos oficiales, con otras dependencias de la Autoridad Marítima de Panamá.
Unidad de Almacén
Objetivo
Recibir, almacenar y custodiar los materiales, bienes muebles y otros insumos adquiridos por la institución, en conformidad con la normativa regente para su posterior y adecuada utilización por parte de las unidades administrativas solicitantes.
Funciones
- Supervisar el cumplimiento de las normas en los procesos de recepción, almacenamiento, custodia, clasificación e inventario de los materiales y equipo entregados por parte de los proveedores.
- Rechazar los artículos, productos y equipos que no satisfagan los requisitos del pedido según el documento oficial de la orden de compra.
- Mantener revisión periódica de los materiales y bienes existentes en el almacén, a fin de recomendar su descarte o subasta por inservible, obsolescencia o en desuso, de acuerdo con los procedimientos establecidos por la Contraloría General de la República.
- Establecer los mecanismos para verificar los bienes que, por sus características especiales, tienen que ser enviados directamente a los encargados de su utilización.
- Supervisar el cumplimiento de las normas en los procesos de recepción, almacenamiento, custodia, clasificación e inventario de los materiales y equipo entregados por parte de los proveedores.
- Rechazar los artículos, productos y equipos que no satisfagan los requisitos del pedido según el documento oficial de la orden de compra.
- Mantener revisión periódica de los materiales y bienes existentes en el almacén, a fin de recomendar su descarte o subasta por inservible, obsolescencia o en desuso, de acuerdo con los procedimientos establecidos por la Contraloría General de la República.
- Establecer los mecanismos para verificar los bienes que, por sus características especiales, tienen que ser enviados directamente a los encargados de su utilización.
Departamento de Custodia de Documentos de Valor
Objetivo
Registrar, custodiar y tramitar los documentos y formularios de valor, de las unidades operativas y administrativas de la Autoridad Marítima de Panamá, con base en las solicitudes de las mismas, con el fin de proveerlos oportuna y eficientemente a las unidades que lo requieran.
Funciones
- Diseñar un sistema de clasificación de documentos de valor, de acuerdo con las direcciones y departamentos al que pertenecen.
- Recibir, embalar, almacenar y distribuir los documentos de valor en una base de datos que permita su adecuada gestión, de acuerdo con las necesidades de las unidades administrativas solicitantes a nivel nacional e internacional; mediante su respectivo registro.
- Custodiar documentos y formularios de valor, que se manejan en las unidades administrativas del nivel operativo, para llevar un control e inventario de las existencias físicas de los documentos, así como un registro de despacho de remesas.
- Gestionar y controlar la recepción de los formularios y documentos oficiales, suministrados por la empresa contratada para abastecer de los mismos a la institución, los cuales son requeridos para los diferentes servicios que brinda la Autoridad Marítima de Panamá.
- Coordinar y dar seguimiento, al proceso de impresión de documentos de valor, a través de los custodios de documentos en las distintas imprentas; a fin de velar y fiscalizar el adecuado proceso y manejo de los documentos en confección, con la finalidad de evitar manejos indebidos de los documentos que pudieran causar perjuicios a la institución.
