DIRECCIÓN DE FINANZAS
Objetivo
Desarrollar la estrategia financiera Institucional y Gestionar los recursos financieros de la institución para la ejecución del presupuesto anual, como también el manejo y adquisición de fondos necesarios, mediante la utilización de adecuados sistemas de control y normas establecidas para el desarrollo de la gestión financiera, a fin de cumplir con los compromisos institucionales y mantener informada a la Administración General sobre la posición financiera y los resultados de las operaciones de la Autoridad Marítima de Panamá.
Funciones
- Desarrollar y dar seguimiento a la estrategia financiera de la Institución, a fin de lograr que los proyectos y requerimientos prioritarios de la Institución puedan llevarse a cabo.
- Planificar, programar, organizar, dirigir y controlar todas las actividades de carácter financiero, atendiendo a las necesidades reales y el buen manejo de los recursos, conforme a los lineamientos requeridos por la Administración General.
- Controlar, facilitar y coordinar los recursos financieros y medios disponibles a las diferentes unidades administrativas para la realización normal de sus funciones de acuerdo con el presupuesto y con los planes establecidos por las mismas.
- Supervisar el programa de cobros y recaudación de los diferentes servicios, tasas e impuestos, así como la respectiva gestión correspondiente por dilación en el pago de servicios o tarifas adeudadas.
- Facilitar las condiciones para establecer los procesos y sistemas de información necesarios para la adecuada recolección, procesamiento, análisis y control de la información financiera de la Institución, a fin de que pueda ser utilizada por todas las unidades de manera confiable y unificada, para sus respectivos análisis y toma de decisiones.
- Revisar los estados financieros con base en los registros de carácter financiero y contable, para la toma de decisiones.
- Revisar el registro de los activos de la Institución, sus créditos y utilidades, a través de adecuados métodos contables.
- Evaluar, interpretar y controlar las recaudaciones, y remesas, efectuadas en los servicios consulares del exterior del país, así como los impuestos, tasas y otras obligaciones que deben pagar los buques matriculados en la marina mercante.
- Gestionar acuerdos financieros y mantener buenas relaciones con acreedores e inversionistas existentes o potenciales, para la obtención de fondos.
- Evaluar los reportes de los ingresos provenientes de las oficinas consulares y portuarias en el ámbito nacional.
- Analizar los ingresos de las cajas de los distintos puertos, y las transferencias bancarias de los diferentes Consulados Privativos de Marina Mercante.
- Proponer a la Administración General y/o la Junta Directiva en los casos que corresponda, iniciativas que busquen el incremento de los ingresos, mejora de la eficiencia, políticas de control, planes financieros, programas de inversión, esquemas de financiamiento, entre otros.
Departamento de Contabilidad
Objetivo
Contabilizar las operaciones de la Autoridad Marítima de Panamá, con base a las normas de contabilidad Gubernamental, para generar información financiera útil a la toma de decisiones.
Funciones
- Asesorar oportunamente a la Dirección de Finanzas en los aspectos contables de la Institución.
- Aplicar los principios y normas de contabilidad gubernamental generalmente aceptados, para el registro de las operaciones.
- Basar la preparación de los informes financieros en el Decreto 355 del 17 de diciembre de 1992, de la Contraloría General de la República.
- Asegurar mensualmente en los plazos señalados, la remisión de la información financiera formulada por el Departamento de Contabilidad, a las autoridades competentes.
- Clasificar y registrar en forma sistemática cronológica las transacciones financieras y presupuestarias de la entidad para garantizar que la Dirección de Finanzas disponga de información confiable.
- Registrar con la Unidad de Control Patrimonial la información de los activos fijos que ingresan a la Institución.
- Establecer las conciliaciones de saldos, con el propósito de asegurar la concordancia de la información financiera preparada por el Departamento de Contabilidad, con la situación real.
- Participar en la toma de inventarios de los insumos o bienes existentes del almacén.
Departamento de Tesorería
Objetivo
Gestionar la recepción y custodia de los fondos y valores asignados a la institución, así como las actividades de facturación y de gestión de cobros con base en las normas y procedimientos establecidos al efecto, para asegurar la oportuna y transparente disponibilidad de los recursos financieros.
Funciones
- Administrar las recaudaciones que se efectúan por los servicios brindados en las distintas unidades administrativas de la Autoridad Marítima de Panamá a nivel nacional.
- Realizar y registrar los trámites de desembolsos, cobros efectuados por mora en el pago de prestaciones, y ser custodios de los fondos con que cuenta la institución.
- Recaudar, depositar los pagos y confeccionar los informes de ingresos por los servicios que brinda la institución y distribuirlos a las distintas direcciones de la entidad, como a la Dirección Consular de la Contraloría General de la República de Panamá.
- Establecer y Mantener un sistema de control interno efectivo y eficiente a fin de que los fondos que administra la Institución se mantengan bajo control en todo momento.
- Recibir y depositar, en su cuenta correspondiente, todas las consignaciones de las distintas instancias administrativas y operativas de la institución con sus respectivos cheques, provenientes de multas impuestas a las naves o establecimiento de despacho de combustible en los recintos portuarios, por derrame de sustancias contaminantes o desechos, y por infringir las normas que deben cumplir las mismas, así como de fianzas de cumplimiento que depositan las empresas como garantía y custodia en el caso de ser mediante aseguradora de las licencias de operaciones solicitadas.
- Controlar y manejar las operaciones de los fondos que administra la institución, como también las transferencias bancarias al fisco y a la Contraloría General de la República de Panamá por servicios de auditoría, o por contribución anual a la Organización Marítima Internacional, entre otros
Departamento de Presupuesto
Objetivo
Registrar y controlar el presupuesto, con base a la normativa que rige la administración de los recursos financieros asignados a la Institución.
Funciones
- Recibir y comunicar las directrices en materia presupuestaria.
- Analizar las solicitudes presupuestarias de acuerdo a las modificaciones, traslados y redistribución de partidas.
- Establecer indicadores de rendimiento en torno a los programas institucionales.
- Emitir juicio sobre la viabilidad de los diversos contratos de servicios.
- Dar seguimiento a la ejecución financiera del presupuesto, a través de las acciones de registro y control, para asegurar el cumplimiento de los objetivos financiero de la Institución.
- Mantener coordinación permanente con la Dirección de Presupuesto de la Nación y la Oficina de Planificación, en lo concerniente a la modificación de la estructura programática de la Institución.
Departamento de Control Financiero Consular
Objetivo
Controlar y auditar las recaudaciones recibidas en los consulados panameños acreditados en el exterior, en concepto de los servicios prestados en materia de Marina Mercante, por documentación a los marinos, servicios relativos al comercio, servicios notariales, solicitudes de estado civil de las personas, y todo aquel servicio que cause derechos.
Funciones
- Recaudar y fiscalizar los ingresos consulares que deben pagar los buques matriculados en la Marina Mercante.
- Analizar, controlar y registrar las cuentas relacionadas con las recaudaciones consulares y de buques, que llevan a cabo los funcionarios consulares acreditados en el exterior.
- Revisar los informes mensuales de recaudación que presentan los inspectores de Marina Mercante por las obligaciones fiscales de los buques de servicio interior y exterior.
- Verificar que los cobros consulares se ajusten a los señalados en el arancel consular, Código Fiscal y otras disposiciones vigentes.
- Revisar y controlar las cuentas bancarias y que los gastos de los consulados estén previamente autorizados, coordinando con otras instituciones fiscalizadoras sobre esta aprobación.
- Recuperar los saldos morosos o pendientes de los consulados y coordinar esta acción con el Departamento de Tesorería y el Juez Ejecutor.
- Verificar los saldos pendientes de los ex-Cónsules, para su notificación, arreglo de pago y coordinar esta labor con el Departamento de Tesorería y la Oficina de Auditoria Interna.
- Velar por el cumplimiento de las obligaciones fiscales que impone la ley y aplicar las sanciones correspondientes.
- Llevar un inventario de activos fijos de los consulados en el exterior y que son propiedad del Estado.
Departamento de Análisis Financiero
Objetivo
Coadyuvar a que los registros de los ingresos sean debidamente identificados y cumplan con las asignaciones presupuestarias, motivando al cumplimiento de las metas y actividades en el área financiera, trazadas por la Dirección de Finanzas bajo el lineamiento de la Administración.
Funciones
- Evaluar y analizar los ingresos de la Institución.
- Elaborar el informe mensual y anual de los ingresos provenientes de las oficinas nacionales e internacionales de la Institución.
- Analizar los reportes de los ingresos provenientes de las oficinas nacionales e internacionales de la Institución.
- Registrar los documentos de ingresos de las cajas, de los distintos puertos y las trasferencias bancarias de las oficinas internacionales de la Institución.
- Mantener un registro de los ingresos actualizados y una evaluación permanente en el cumplimiento de la meta asignada por el Ministerio de Economía y Finanzas.
- Elaboración, seguimiento y recomendación de los planes y proyectos de trabajo de la Dirección de Finanzas.
- Elaboración de informes especiales asignados por la Dirección de Finanzas.
- Confeccionar el informe anual de los ingresos de la Institución en conjunto con el Departamento de Presupuesto y la Oficina de Planificación
